Cum folosiți Portalul Furnizori Sergiana: cont și autentificare, încărcarea documentelor de calitate, răspunsul la cererile Achiziții și întrebări frecvente.
Portalul este locul unde transmiteți către Sergiana, în format electronic, documentele cerute pentru colaborare: certificate și documente de calitate pentru articolele pe care le livrați, răspunsuri la cererile departamentului Achiziții (chestionare, declarații, coduri de conduită) și datele de înregistrare ca furnizor nou.
Aveți nevoie doar de un browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) pe calculator sau telefon. Nu se instalează nimic.
Pe pagina de autentificare apăsați „Am uitat parola”, introduceți adresa de email a contului și veți primi un link de resetare. Dacă nu primiți emailul în câteva minute, verificați folderul Spam/Junk.
Dacă la autentificare apare „Contul este dezactivat” sau „Nu aveți cont de furnizor”, contactați departamentul Calitate Sergiana (vezi Contact).
La prima intrare din fiecare sesiune apare o fereastră cu cerințele pentru documentele de calitate și, dacă există, termenul limită stabilit pentru firma dumneavoastră. Butonul „Am citit și accept” devine activ după 15 secunde. Confirmarea este necesară ca să puteți continua.
După autentificare vedeți:
În fiecare categorie, în stânga sunt articolele dumneavoastră din acea categorie, iar în dreapta documentele necesare. Fiecare document are eticheta obligatoriu sau facultativ și perioada de valabilitate (de exemplu „365 zile” sau „permanent”).
Dacă vedeți „Nu aveți articole asignate” sau lipsește o categorie pentru care livrați, contactați echipa Sergiana: asignarea articolelor se face de către ei.
Fișierul este redenumit automat de portal (tip document, categorie/articol, firmă), deci nu contează cum se numește fișierul pe calculatorul dumneavoastră.
| De încărcat | Nu există încă un document pentru acest tip. Butonul „Încarcă” este disponibil. |
| În verificare | Documentul a fost trimis și așteaptă verificarea echipei Calitate Sergiana. Nu trebuie să faceți nimic. |
| Aprobat | Documentul a fost acceptat. Se afișează data de expirare, dacă există. |
| Respins | Documentul nu a fost acceptat. Motivul apare sub document. Apăsați „Reîncărcare” și trimiteți varianta corectată. |
Primiți un email de la portal când un document este aprobat sau respins. Verificarea se face de regulă în câteva zile lucrătoare.
Documentele cu perioadă de valabilitate expiră la data înscrisă. Cu 30 de zile înainte de expirare portalul vă trimite un email de avertizare, iar documentul apare în sumarul „Expiră curând”. Încărcați noul document din același loc, ca la o încărcare obișnuită: după aprobare, el îl înlocuiește pe cel vechi.
Dacă echipa Sergiana a stabilit un termen limită pentru firma dumneavoastră, el este afișat în nota de informare de la intrare. Până la acea dată documentele obligatorii trebuie să fie încărcate și aprobate.
Departamentul Achiziții vă poate trimite pe email o cerere de documente, de exemplu chestionarul de evaluare socială (amfori BSCI) și codul de conduită. Emailul conține explicațiile, termenul de transmitere, eventuale documente anexate și un buton/link către pagina de completare. Nu aveți nevoie de cont pentru a răspunde: linkul este personal pentru firma dumneavoastră.
Linkul are o dată până la care este activ (de regulă câteva zile după termenul de transmitere). Dacă îl deschideți după expirare, pagina afișează „Acest link nu mai este activ” și adresele de contact ale echipei Achiziții. Scrieți-le și veți primi un link nou. Dacă nu răspundeți la timp, veți primi remindere pe email.
Dacă începeți colaborarea cu Sergiana, primiți pe email un link de onboarding. În pagina deschisă completați datele firmei (adresa sediului, cont bancar, persoană de contact, telefon, email), descărcați documentele de început (de exemplu condiții generale, declarații), le semnați unde este marcat „necesită semnătură” și le încărcați. La final bifați acceptarea termenilor și apăsați „Trimite datele”.
Până la finalizarea verificării de către Sergiana puteți reveni pe același link și actualiza datele. După finalizare, pagina afișează „Onboarding finalizat”.
Verificați folderul Spam/Junk și dacă adresa la care așteptați emailul este cea comunicată Sergianei. Emailurile vin de la adresa portalului Sergiana. Dacă tot nu ajunge, cereți echipei Sergiana retrimiterea.
Linkurile de activare sunt valabile 48 de ore, iar cele pentru cererile Achiziții până la data afișată în email. Cereți un link nou persoanei de contact; nu este nevoie să refaceți documentele.
La documentele de calitate: cât timp este „În verificare”, apăsați din nou „Încarcă” pe același tip de document și trimiteți fișierul corect; cel nou îl înlocuiește pe cel vechi. Dacă a fost deja aprobat, scrieți echipei Calitate. La cererile Achiziții: scrieți echipei Achiziții să redeschidă linkul.
Categoriile și articolele sunt asignate de Sergiana pe baza datelor din sistemul lor. Scrieți echipei Calitate cu codul sau denumirea articolului.
Nu, la documentele de calitate se acceptă doar PDF, JPG sau PNG. Salvați documentul ca PDF (Fișier → Salvare ca → PDF). La cererile Achiziții sunt acceptate și Word/Excel.
Limita este 10 MB la calitate și 20 MB per fișier la Achiziții. Scanați la rezoluție mai mică (150–200 dpi, alb-negru sau tonuri de gri) sau comprimați PDF-ul.
Acest ghid există în engleză (butonul „English” din partea de sus). Cererile Achiziții trimise în engleză deschid pagina de completare în engleză. Panoul documentelor de calitate este disponibil în română.
Doar echipa Sergiana (Calitate, Achiziții) și firma dumneavoastră. Fișierele nu sunt publice și nu pot fi accesate fără autentificare sau fără linkul personal.
Documente de calitate, conturi, categorii și articole: departamentul Calitate Sergiana, la adresa de email a persoanei de contact comunicate sau calitate@sergiana.ro.
Cereri Achiziții (chestionare, cod de conduită, BSCI): Valentina.Tunsoiu@sergiana.ro, Monica.Marinache@sergiana.ro.
Când scrieți, menționați denumirea firmei și CUI-ul, ca să vă putem identifica rapid.
How to use the Sergiana Supplier Portal: account and login, uploading quality documents, answering Procurement requests, and frequently asked questions.
The portal is where you send Sergiana, electronically, the documents required for our cooperation: quality certificates and documents for the items you deliver, answers to requests from the Procurement department (questionnaires, declarations, codes of conduct) and your registration data as a new supplier.
All you need is a browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) on a computer or phone. Nothing is installed.
On the login page click “Am uitat parola” (forgot password), enter the account email address and you will receive a reset link. If it does not arrive within a few minutes, check your Spam/Junk folder.
If the login page says the account is deactivated or that you have no supplier account, contact the Sergiana Quality department (see Contact).
On the first visit of each session a window shows the requirements for quality documents and, if set, the deadline for your company. The “Am citit și accept” (I have read and accept) button becomes active after 15 seconds. You must confirm to continue.
After logging in you see:
In each category, the left side lists your items in that category and the right side the required documents. Each document is marked obligatoriu (mandatory) or facultativ (optional) and shows its validity period (for example “365 zile” = 365 days, or “permanent”).
If you see “no items assigned” or a category you deliver is missing, contact the Sergiana team: item assignment is done on their side.
The portal renames the file automatically (document type, category/item, company), so the file name on your computer does not matter.
| To upload | No document exists yet for this type. The “Încarcă” (upload) button is available. |
| In verificare | Under review: the document was sent and awaits review by the Sergiana Quality team. No action needed. |
| Aprobat | Approved: the document was accepted. The expiry date is shown, if any. |
| Respins | Rejected: the document was not accepted. The reason is shown under the document. Click “Reîncărcare” and send the corrected version. |
You receive an email from the portal when a document is approved or rejected. Review usually takes a few working days.
Documents with a validity period expire on the date entered. 30 days before expiry the portal emails you a warning and the document is counted under “Expiră curând” (expiring soon). Upload the new document in the same place, like a normal upload: once approved, it replaces the old one.
If the Sergiana team has set a deadline for your company, it is shown in the information notice when you log in. By that date all mandatory documents must be uploaded and approved.
The Procurement department may email you a request for documents, for example the social assessment questionnaire (amfori BSCI) and the code of conduct. The email contains the explanations, the submission deadline, any attached documents and a button/link to the submission page. No account is needed to answer: the link is personal to your company.
The link is active until a given date (usually a few days after the submission deadline). If you open it after that date, the page says the link is no longer active and shows the Procurement team's contact addresses. Write to them and you will receive a new link. If you do not answer in time, you will receive email reminders.
If you are starting to work with Sergiana, you receive an onboarding link by email. On that page you fill in the company data (registered address, bank account, contact person, phone, email), download the initial documents (for example general terms, declarations), sign those marked as requiring a signature and upload them. Finally tick the acceptance of the terms and click “Trimite datele” (send data).
Until Sergiana completes the review you can return to the same link and update the data. Once completed, the page shows “Onboarding finalizat” (onboarding completed).
Check your Spam/Junk folder and make sure the address you are expecting the email at is the one given to Sergiana. Emails come from the Sergiana portal address. If it still does not arrive, ask the Sergiana team to resend it.
Activation links are valid for 48 hours; Procurement request links until the date shown in the email. Ask your contact person for a new link; you do not need to redo the documents.
Quality documents: while the status is “In verificare” (under review), click “Încarcă” again on the same document type and send the correct file; the new one replaces the old one. If it was already approved, write to the Quality team. Procurement requests: ask the Procurement team to reopen the link.
Categories and items are assigned by Sergiana based on their system data. Write to the Quality team with the item code or name.
No, quality documents accept only PDF, JPG or PNG. Save the document as PDF (File → Save as → PDF). Procurement requests also accept Word/Excel.
The limit is 10 MB for quality documents and 20 MB per file for Procurement. Scan at a lower resolution (150–200 dpi, black and white or greyscale) or compress the PDF.
This guide is available in English (the “English” button at the top). Procurement requests sent in English open the submission page in English. The quality documents dashboard is available in Romanian; this guide explains each button.
Only the Sergiana team (Quality, Procurement) and your company. Files are not public and cannot be accessed without logging in or without the personal link.
Quality documents, accounts, categories and items: Sergiana Quality department, at the email address of your contact person or calitate@sergiana.ro.
Procurement requests (questionnaires, code of conduct, BSCI): Valentina.Tunsoiu@sergiana.ro, Monica.Marinache@sergiana.ro.
When writing, please mention your company name and tax ID (CUI/VAT number) so we can identify you quickly.